中興大學試辦與推動「電子公文檔案管理系統」經驗談

The Review of Pilot Launching and Promotion for an Electronic Official Documents and Records Management System at National Chunghsin University (NCHU)

自93年8月1日蕭校長介夫就任，即提出提升行政效率、邁向一流大學的治校理念，在此架構下，文書組工作不再只扮演靜態的收、發文角色，而須擔負起加速公文流程，具體提升全校行政效率的任務。因此，當時的陳總務長世雄，不但要求文書組要確實達到「管理制度化、作業標準化、人員專業化、儲存電子化」的目標，而且要文書組配合教育部政策，擔任教育部所屬檔案管理示範學校。既然擔任示範學校，檔案管理的各項工作就必須符合檔案法令相關規定，因而，文書組隨即進行檔案管理工作各項流程的檢討、改進，每項作業程序被要求務必符合法規規定。95年初又承教育部推薦本校參加當年度的「機關檔案管理金檔獎」評選，當本校通過金檔獎初評，準備要好好整理檔案室公文時，才赫然發現，半數以上的公文擺置，仍然是民國72年庫房搬遷時，塑膠繩或塑膠袋包裹著的樣貌。因此，一方面規劃人力積極整理檔案庫房公文，務必讓檔案庫房的公文儲存符合檔案法規要求；另一方面，加快校內公文作業、檔案管理資訊化速度。畢竟，要達到「作業標準化、人員專業化、儲存電子化」的目標，實有賴公文作業資訊化系統的建置。再說，公文作業資訊化系統的建置，亦有助於本校參加「金檔獎」的評比。所以，在95年6月初，本校即完成行政程序並經檔管局同意，移轉建置檔案管理局委託開發之「電子公文檔案管理系統」。